Wat is tijdsdruk?
Tijdsdruk is het gevoel dat je snel iets moet doen omdat er weinig tijd is om het af te krijgen. Het betekent dat je onder stress staat omdat er een deadline of tijdslimiet is waar je je aan moet houden. Tijdsdruk kan ontstaan door (te) veel werk, onverwachte problemen, of strakke planningen. Mensen kunnen zich gehaast en gestrest voelen als ze onder tijdsdruk staan, omdat ze bang zijn dat ze niet op tijd klaar zullen zijn.
Tips om beter om te gaan met tijdsdruk
Tijdsdruk kan op lange termijn voor veel stress en onrust zorgen, vooral als taken zich opstapelen en deadlines dichterbij komen. Daarom is het essentieel dat je efficiënter te werk gaat en slimme keuzes maakt, zodat je stress en onrust kunt verminderen en je taken op tijd af krijgt. Hieronder geven we zes belangrijke tips hoe je beter kunt omgaan met tijdsdruk.
1. Concentratie bij tijdsdruk
De welbekende spanningsboog is tegenwoordig kort bij veel jonge mensen. De nieuwe generatie is om de tien minuten afgeleid of verveeld. Ze vinden het vaak moeilijk om hun concentratie te bewaren. De Nieuw-Zeelandse psycholoog Glenn Wilson heeft het effect hiervan onderzocht. Hij onderzocht dat als we werken in een omgeving waar we constant gestoord worden, ons IQ daalt met 7 tot 10 punten. Daarnaast bleek uit het onderzoek dat je tien minuten nodig hebt om je focus weer te vinden, als je eenmaal bent afgeleid. Bedenk je dus dat de locatie waar je werkt erg belangrijk kan zijn. Is dit op kantoor of juist thuis, afhankelijk van de taken die je die dag hebt. Deel daarnaast je dag zo in dat de taken waarbij je veel concentratie nodig hebt, inplant op het moment dat er rust om je heen is en je veel energie hebt . “Ons IQ daalt met 7 tot 10 punten, wanneer we werken in een omgeving waar we constant gestoord worden.” Hou daarnaast de dingen simpel. Op het moment dat je je realiseert dat je te weinig tijd hebt voor je taken, moet je bepaalde taken gaan schrappen. Je kunt niet meer tijd in één dag stoppen, dus zit er maar één ding op en dat is minder taken oppakken. Hoe doe je dit? Versimpel de dingen. Word eens bewust van de dingen die je op een dag doet. Hoeveel tijd spendeer je aan het kletsen met collega’s en aan bepaalde taken? Hoeveel tijd spendeer je met het surfen op het internet naar niet-gerelateerd werk? Kan je die tijd anders indelen? Het is misschien wat lastig, maar gebruik je tijd nuttig om tijdsdruk te verminderen.
2. Dringend of belangrijk?
Maak onderscheid in verschillende taken. Een taak kan belangrijk óf dringend zijn. Het verschil tussen die twee begrippen zit vaak in de tijdsdruk. Iets kan heel dringend zijn en moet meteen afgehandeld worden, maar iets dat belangrijk is zou ook morgen kunnen. Soms is iets dringend voor iemand anders, maar niet voor jou. Jij bent bijvoorbeeld bezig met andere dringende zaken hebt. Maak hierin onderscheid voor jezelf en communiceer dit goed naar je collega's.
3. Lijstjes en prioriteiten
We zijn nogal geneigd om lijstjes te maken. We schrijven hier alles op wat we moeten doen van de gehele week. Maar wat we niet doen, is deze lijstjes ordenen op grootte of benodigde tijd. Dat is juist belangrijk! Stel prioriteiten aan je taken. Schat de benodigde tijd in en ga aan de slag. Daarnaast houden mensen van dingen afronden of afstrepen. Wanneer mensen iets afvinken, maakt het lichaam een shot endorfine aan en voelen we ons goed. Daarnaast geven lijstjes rust in je hoofd. Je weet nu in welke volgorde je jouw taken kan gaan uitvoeren. Streep vervolgens elke taak door die je gedaan hebt en HOP, door naar de volgende taak! Zeg maar dag tegen het gevoel van tijdsdruk.
4. Pomodoro techniek
Een vierde tip om tijdsdruk tegen te gaan is de pomodoro techniek. Het motto van de techniek: “Als je iets besluit doen, doe het dan ook!” Het is heel eenvoudig. Voordat je aan een taak begint, schat je in hoeveel tijd je voor de taak nodig hebt. Vervolgens pak je een wekker en zorg je ervoor dat je blokken instelt van 25 minuten. Essentieel is dat je vervolgens door niets en niemand laat afleiden. Je gaat de volle 25 minuten aan deze taak besteden. Als na 25 minuten de wekker gaat, neem je 5 minuten pauze om iets anders te doen waar je niet bij na hoeft te denken. Zet dit zo door tot je taak is afgerond of wanneer je aan een nieuw taak begint. Aan te raden is om na 3 of 4 pomodoro’s een wat langere pauze te nemen van 20 minuten. “Onbewust zorg je met de wekker dat je je veel beter concentreert om je doel te behalen. Daarom werkt de Pomodoro techniek!” Ons brein heeft tijd nodig om op te starten. Elke keer weer als we aan een nieuwe taak beginnen. Dit kan wel 15 minuten duren en dat begint elke keer opnieuw als we gestoord worden tussen of tijdens een taak. De Pomodoro techniek werkt met korte tijdsblokken. Door het zetten van de wekker ga jij je onbewust beter concentreren om je doel te behalen. Daarnaast ben je gemotiveerder, omdat je denkt “wat is nou dat halve uurtje?” Je ervaart tijd dan als een opeenvolging van gebeurtenissen in plaats van het hebben van een voorraad die op kan raken. Wanneer je tijd op die manier ervaart geeft dit minder stress en kan je de tijdsdruk verminderen.
5. Hamsteren op één plek
Als je nu even kort nadenkt over waar jij alle informatie binnen haalt en opslaat, dan zijn dat behoorlijk veel plekken. Denk aan je mail, je telefoon, je laptop en verschillende notitieblokken. Het gemiddelde van dit soort verzamelplekken ligt te hoog en dat moet je allemaal bijhouden. Is dit nodig? Probeer het eens samen te voegen of te verminderen. Werk samen op één duidelijk platform en houd daarnaast een fysiek kladblok bij waar je al jouw notities in opschrijft. Hou het hierbij, dat geeft veel meer rust.
6. Mailbox en overzicht
Een laatste tip is dat je je dag begint en eindigt met je agenda in plaats van jouw mailbox. De stress en tijdsdruk die je mailbox kan geven, is een enorme stoorzender voor je taken op die dag. Je mailtjes verwerk je op het moment dat je dit ingepland hebt, laat het verder los. Zet daarnaast je notificaties uit als je geconcentreerd aan het werk bent, zo word je niet elke keer uit jouw focus gehaald als je een mail binnen krijgt. Bekijk aan het einde van de dag wat je de volgende dag in je agenda hebt staan. Zo start je de volgende dag rustig en voorbereid. Wat staat er voor morgen op de planning? Wat heeft prioriteit en loop je nog op schema? Op die manier ga je met een goed gevoel de avond in en kan je thuis lekker genieten van een vrije avond.
Geef verandering de tijd
Tot slot, is het belangrijk dat je rekening moet houden met hoe lang het duurt voordat je een gewoonte hebt aangeleerd. Ondanks de discipline, is verandering niet in één dag aangebracht. Uit onderzoek blijkt dat na 21 dagen die verandering een gewoonte is geworden en je het dan op de automatische piloot doet. Wil je verandering aanbrengen, zorg dan dat je elke dag bewust blijft van wat je aan het doen bent. Zo verminder je de stress en tijdsdruk op je werk. Wil jij deze werkwijze toepassen bij een nieuwe job? Bekijk hier onze IT-vacatures!